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SAIA ® - RADICACIÓN DOCUMENTAL

1. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

  • Permite generar e imprimir automáticamente el número de radicado a todo documento que ingrese o salga de la organización.
  • Permite la radicación de documentos separando los procesos de entrada (tomando la correspondencia que llega a la Organización y asignando un consecutivo único para este tipo documental) y salida de documentos (hace referencia a toda la documentación de carácter oficial producida por la Organización y asignando un consecutivo único para este tipo documental)
  • Permite a la organización tener múltiples puntos de recepción, ubicados físicamente en cualquier lugar (sedes remotas) que tenga conexión a Internet o Intranet.
  • Permite la identificación del documento que ingresa a la organización a través de la captura de información cómo: origen del documento, tipo documental al que pertenece, persona natural (nombres y apellidos) o persona jurídica que lo produce, número de identificación, descripción o asunto del documento, dependencia(s) destino, soporte físico del documento, opción de escaneo y de asignación de rutas preestablecidas. La fecha y número de radicación se establecen automáticamente.
  • Permite la vinculación del correo electrónico y el fax al sistema de radicación.

2. DIGITALIZACIÓN

  • Permite digitalizar en línea toda la información que ingresa o sale de la Organización.
  • Permite almacenar en tiempo real todos los documentos de manera electrónica, y de esta manera evitar altas inversiones futuras en digitalización masiva del archivo físico.

3. ORGANIZACIÓN

  • Permite la clasificación de los documentos que ingresan y salen de la Organización según tablas de retención o listados maestros de documentos  brindando una identidad a cada documento de la Organización.
  • Permite procesar tablas de retención documental y series documentales.
  • Permite la consulta de la información a través de medio electrónico manteniendo perfiles de acceso y seguridad.


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