• Imagen no. 43
  • Imagen no. 44
  • Imagen no. 45

SAIA ® - GESTIÓN DOCUMENTAL


1. FLUJO DE LA INFORMACIÓN (Work Flow)

  • Permite el flujo dinámico de los documentos y la información tanto interna como externa a través de rutas preestablecidas entre dependencias de la entidad y funcionarios vía intranet o Internet, facilitando conocer en tiempo real el estado y trazabilidad de cualquier documento.
  • Permite la transferencia de la documentación electrónica desde los puntos de recepción hacia el interior de la organización.
  • Permite asignar los documentos (internos y externos) a un flujo de trabajo predeterminado con el objeto de estandarizar los pasos que se deben cumplir hasta obtener el cierre efectivo del proceso.
  • Permite el enrutamiento manual y automático de documentos a las dependencias a criterio de los funcionarios o bajo criterios preestablecidos.
  • Permite que la organización pueda modelar sus propios procesos de gestión garantizando su estandarización, creando rutas preestablecidas de transferencia de documentos especificando el origen del documento, tipo documental, destino del documento, estado del documento y condición de transferencia.

2. TRAZABILIDAD

  • Registra cada movimiento o novedad sobre los documentos y procesos permitiendo conocer en tiempo real su estado y trámite, así como notas, comentarios, páginas adicionales, anexos, vencimientos, etc.
  • Permite visualizar la ruta que siguen los documentos activos en el flujo documental, identificando responsables, nodos de flujo, fechas, tiempos de tratamiento y estado.
  • Permite establecer tareas, responsables y tiempos de respuesta de cada proceso o documento.

3. USABILIDAD

  • Permite la visualización en línea de todos los documentos del Sistema simulando un ambiente real de consulta, facilitando la ubicación de documentos y expedientes relacionados.
  • Permite la organización de los documentos a través de la creación de expedientes virtuales que pueden ser consultados según los niveles de seguridad asignados.
  • Permite el uso de notas post-it y observaciones a los documentos.
  • Permite acciones de grapado de documentos para facilitar su relación.
  • Permite la búsqueda avanzada de documentos a través de múltiples criterios.
  • Permite la vinculación de toda clase de información digital y en cualquier tipo de formato.
  • Integra la mensajería instantánea al sistema de gestión documental.

4. CREACIÓN DOCUMENTAL

  • Permite la creación de todo tipo de documentos internos (memorandos, cartas, actas, circulares, solicitudes, órdenes de compra, remisiones, permisos, autorizaciones, evaluaciones, encuestas, entre otros) a través de plantillas preestablecidas que serán diligenciadas por los funcionarios y que harán parte del flujo documental de la Organización.
  • Permite que la Organización pueda crear sus propias plantillas de gestión interna.
  • Permite que la creación de los documentos internos puede estar ligada al sistema de calidad que esté adelantando la Organización.
  • Permite la aprobación vía internet de cualquier tipo de documento interno.
  • Permite la administración de la tabla de retención documental o listado maestro de documentos, así como creación de series y tipos documentales.

5. CONTROL

  • Control por tiempo de respuesta para cada tipo de documento permitiendo consultar el estado del documento en cualquier instante.
  • Permite el control del flujo de documentos entre las diferentes dependencias así como los tiempos de respuesta (alertas sobre fechas de vencimiento y respuestas de las series documentales)
  • Sistema de alertas (semáforos y correo electrónico) de documentos no consultados dentro del periodo predeterminado para ello o que requieren respuesta dentro los términos definidos por la Organización.
  • Permite definir tiempos de gestión en el ciclo de vida de los procesos en los que se involucran tipos documentales.
  • Permite la administración de expedientes para el almacenamiento y organización electrónica de los documentos.

6. SEGURIDAD

  • Permite garantizar la identidad de la persona que ha originado un documento, e integridad como elemento necesario para garantizar la no adulteración del documento desde el momento en que se originó hasta su destino, y posterior consulta y confidencialidad; garantizando que tercera personas no puedan acceder a él.
  • Permite la creación de perfiles de usuario, con el fin de dar acceso a determinada información.
  • Permite consultar los datos de auditoría sobre cualquier transacción.


Este sitio ha sido desarrollado por exusmultimedia sas
Exus Diseño de Páginas Web