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SAIA ® - GESTIÓN DE ARCHIVO


1. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL

  • Permite la digitalización y almacenamiento electrónico de los documentos que hacen parte del archivo histórico y que componen el patrimonio documental, facilitando recuperarlos cuando sea necesario.
  • Permite el almacenamiento de los documentos que han finalizado su función en los procesos internos de la Organización y que tiene valor histórico, de acuerdo a los parámetros exigidos por las tablas de Retención documental.
  • Permite el almacenamiento de los documentos que pertenecen a cada una de las etapas y/o ciclo de vida documental dentro de la Organización, permitiendo además que la documentación conserve su estado de preservación digital en cualquier momento.
  • Permite realizar la transferencia desde el archivo de gestión al archivo central y permanente de la empresa.
  • Permite integrar lo establecido en la tabla de retención y en los procedimientos de transferencia garantizando la normalización y estandarización del proceso para su gestión y control.
  • Permite relacionar la descripción del estado físico del documental de unidad documental.
  • Permite manejar la signatura topográfica de la serie documental dentro del archivo permanente de la Organización, permitiendo su ubicación física.
  • Permite controlar mediante alertas los acercamientos de los periodos de tiempo de vencimiento para la realización de transferencias.
  • Permite la búsqueda de los documentos físicos que están almacenados en el archivo.

2. PRÉSTAMOS Y RESERVAS

  • Permite controlar (realizar el seguimiento al proceso de préstamo desde la realización de la reserva hasta su devolución) el préstamo de las unidades documentales a agentes internos o externos de la Organización.
  • Permite realizar a los usuarios las consultas vía electrónica.
  • Sistema de alarmas de vencimiento de préstamos.
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